1) Tempoh Permohonan Permohonan tempahan fasiliti hendaklah dikemukakan sekurang-kurangnya 30 hari sebelum tarikh penggunaan fasiliti bagi membolehkan pihak INSTUN membuat perancangan dan persediaan yang sewajarnya. 2) Kekosongan dan Kelulusan Semua tempahan adalah tertakluk kepada kekosongan fasiliti dan kelulusan pihak INSTUN. Tempahan hanya dianggap sah setelah mendapat pengesahan daripada pihak INSTUN. 3) Maklumat Tempahan dan Perubahan Pemohon hendaklah mengemukakan maklumat lengkap seperti tarikh, masa, bilangan peserta, jenis fasiliti dan keperluan peralatan. Sebarang perubahan terhadap tempahan hendaklah dimaklumkan kepada pihak INSTUN dengan segera.

Pihak INSTUN hanya menyediakan fasiliti dan kemudahan yang telah ditempah. Pengurusan program, penyediaan tentatif, pengurusan peserta serta keperluan lain yang tidak dinyatakan dalam tempahan adalah di bawah tanggungjawab pihak pemohon/urusetia program. Pemohon juga bertanggungjawab menjaga kebersihan, keselamatan dan keadaan fasiliti serta peralatan yang digunakan. Sebarang kerosakan atau kehilangan akibat kecuaian boleh dikenakan tuntutan gantirugi.